Một số quy định về thể thức và viết hoa trong văn bản hành chính

 Ngày 19/01/2011, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Đặc biệt Thông tư quy định khá chi tiết về viết hoa trong văn bản hành chính.

 Theo Thông tư, phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Lề của trang văn bản được định với lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

 Về cỡ chữ, Thông tư có quy định Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline). Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. Về viết ngày, tháng năm ban hành văn bản, những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước (VD: ngày 01 tháng 02 năm 2011; ngày 10 tháng 3 năm 2011). Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất (VD: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, thì dòng dưới cỡ chữ 14; nhưng Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày, tháng, năm văn bản ban hành cỡ chữ 13).  

Về quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền quy định việc ghi quyền hạn của người ký có thể ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo (tên cơ quan, tổ chức) hoặc “KT.” (ký thay), “TL.” (thừa lệnh), “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng. Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức. Chỉ ghi chức vụ không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v… Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. 

Để đảm bảo thống nhất viết hoa trong văn bản hành chính, Thông tư quy định về các trường hợp viết hoa cụ thể như sau:

1. Viết hoa vì phép đặt câu: Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.), sau dấu chấm hỏi (?), sau dấu chấm than (!), sau dấu chấm lửng (…), sau dấu hai chấm (:), sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng; Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng.

2. Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người: Đối với tên người ViệtNam: Nếu là tên thông thường, viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người (VD: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú, …). Nếu là tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử thì viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết (VD: Vua Hùng, Bà Triệu, Lý Thái Tổ, Bác Hồ, Cụ Hồ…). Đối với tên người nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt: Nếu phiên âm qua âm Hán – Việt, viết theo quy tắc viết tên người ViệtNam (VD: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông,…). Trường hợp phiên âm không qua âm Hán – Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ), viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành tố (VD: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen, Phi-đen Cat-xtơ-rô…).

3. Viết hoa tên địa lý:

– Tên địa lý Việt Nam: Nếu tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, huyện, xã…) với tên riêng của đơn vị hành chính đó thì viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối (VD: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định, tỉnh Đắk Lắk…, quận Hải Châu, huyện Gia Lâm,…). Trong trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử được viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó (VD: Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Điện Biên Phủ…); Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm v.v…) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó được viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh (VD: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy….). Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng (VD: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long…). Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương hướng khác được viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì phải viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết (VD: Tây Bắc, Đông Bắc,Bắc Bộ,NamKỳ, Nam Trung Bộ…). Ngoài ra, còn có trường hợp viết hoa đặc biệt (VD: Thủ đô Hà Nội).

– Tên địa lý nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt bao gồm tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán Việt  được viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam (VD: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh, Mỹ, Thụy Sĩ, Tây Ban Nha…); Tên địa lý phiên âm không qua âm Hán Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ) thì viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài (VD: Mát-xcơ-va, Men-bơn, Sing-ga-po, …).

4. Viết hoa tên cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam được viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức (VD: Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Ủy ban Đối ngoại của Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tổng cục Thuế, Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam; Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La…). Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa được viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của ViệtNam (VD: Liên hợp quốc (UN); Tổ chức Y tế thế giới (WHO); Hiệp hội Các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN)….). Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt, viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La – tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh (VD: WTO; UNDP; UNESCO; ….).

5. Viết hoa các trường hợp khác: Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng (VD: Huân chương Độc lập hạng Nhất; Huân chương Sao vàng; Bằng Tổ quốc ghi công; Nghệ sĩ Nhân dân; Nhà giáo Ưu tú; Thầy thuốc Nhân dân; Anh hùng Lao động). Tên chức vụ, học vị, danh hiệu viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể (VD: Chủ tịch Hồ Chí Minh, Tổng Cục trưởng, Tổng Giám đốc, Chánh Văn phòng, Tiến sĩ khoa học Phạm Văn M…). Trong trường hợp, danh từ chung đã riêng hóa thì viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng (VD: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản ViệtNam),… ). Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm (VD: ngày Quốc khánh 2-9; ngày Lưu trữ Việt Nam lần thứ Nhất,…); Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó (VD: Phong trào Cần vương; Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh; Cách mạng tháng Tám; Phong trào Phụ nữ Ba đảm đang. Tên các triều đại: Triều Lý, Triều Trần,…). Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên riêng của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể (VD: Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng; Luật Giao dịch điện tử;…). Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm. Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo (VD: tác phẩm Đường kách mệnh; từ điển Bách khoa toàn thư; tạp chí Cộng sản;…). Ngoài ra, Thông tư còn quy định viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi của năm âm lịch (VD: Canh Dần, Tân Mão,…); Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên ngày tiết và ngày tết (Ví dụ: tiết Lập xuân; tết Đoan ngọ; tết Trung thu,..); Viết hoa chữ Tết trong trường hợp dùng để thay cho một tết cụ thể (như Tết thay cho tết Nguyên đán); Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số (VD: thứ Hai; thứ Tư; tháng Năm; tháng Tám;…); Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên gọi của tôn giáo, giáo phái (VD: đạo Cơ Đốc; đạo Tin Lành… hoặc chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi như: Nho giáo; Thiên Chúa giáo,…) và viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi ngày lễ tôn giáo (VD: lễ Phục sinh; lễ Phật đản…).

Có thể nói, việc ra đời của Thông tư 01/2011/TT-BNV có ý nghĩa trong việc nâng cao giá trị của văn bản hành chính, đồng thời là căn cứ quan trọng để các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính nhà nước quy định thể thức về kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành phù hợp. Hiện nay, KTNN đang xây dựng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của KTNN (dự kiến ban hành trong tháng 6 năm 2011) nhằm đảm bảo thống nhất và góp phần nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của cán bộ, công chức, viên chức, kiểm toán viên nhà nước, đưa công tác soạn thảo văn bản trong ngành đi vào nề nếp, khoa học./.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: